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進銷存會計軟體--如何選擇好的會計軟體及進銷存軟體廠商?

創馨資訊--高格 亞翼軟體pilot

一般中小企業在選購企業套裝軟體時,大致上可依公司規模區分四個領域來談:

1.簡單進銷存軟體:可以打進貨單、出貨單、退貨單,月底可以寄應收帳款及應付帳款的對帳單就可以了,(即應收應付帳款系統/進銷存軟系統)?

2.財務總帳系統:除了上述買賣業的進銷存軟體外,公司的主管、老闆或老闆娘如果懂會計觀念,或者公司有股東,則會再規劃會計軟體或申報外帳用的媒體申報系統、甚至人事薪資系統及固定資產軟體自動作攤提等,因為老闆及股東需要看損益表、資產負債表(即會計軟體)

3.加工組裝:公司需購入成品或半成品,這時就需要透過採購系統跟據您的需求展開BOM作購料的決策,並透過製令完成加工及組裝,結案計算組裝成本(即生產管理系統)

4.製程加工:將原物料作外型上的改變及加工,這時需要作出製程上的判斷,例如每道工序如有委外加工時,必需產生應付加工費,並能結案算出材料成本及單位成本,甚至良品及不良品的控管以及加工不良時的扣款機制,都是關鍵(即生產管理系統)

5. 進出口貿易系統:基本上貿易業務人員使用的貿易單據QUOTATION報價單、SALES CONFIRMATION銷售確認書、PROFORMA INVOICEL/C 信用狀、INVOICEPACKING LIST、最後要會計部門要有廠商出貨通知結算應付帳款?

不論您是屬於何種產業何種型態的公司對於系統的選擇,千萬不要一開始把系統規劃太大,用不到的系統不必買來當庫存,因為很多業務人員會鼓吹買越多越便宜,甚至有惡劣的軟體公司還會要求業務員,只要客戶要什麼功能都先回答有,賣了再說,等業務員離職後,責任都推給業務員,這樣的軟體公司是非常不負責任的。

那麼如何判斷軟體公司的素質及誠信好不好呢?

1.不要只是口頭上問一問:向業務員提出的功能要仔細請對方用電腦實地秀給你看,不要只是口頭上問一問有沒有哪些功能,業務員說有就以為有,系統連看都不看,這樣買套裝軟體很危險。

2.不要只是會賣軟體的軟體廠商:有些中小企業評估軟體時,只想著便宜就好,或買了來路不明的軟體,等到資料好不容易建置後,要打電話詢問會計問題或操作問題時,軟體公司回答:我只是賣你軟體,我不懂會計問題,我沒辦法回答你。

我想企業是永續經營的,因小失大真的沒有比較便宜

3. 軟體公司對網路安全及硬體要專業:企業用的套裝軟體不論是會計軟體也好,進銷存軟體也好,或者ERP系統都要評估軟廠商除了懂軟體外,電腦硬體及週邊夠專業嗎?網路安全夠專業嗎?因為您的軟體是安裝在電腦上的,若不懂硬體,系統進不去推給硬體,硬體公司不懂軟體,又推給軟體公司,您可能會一個頭兩個大,因為他們講的您都聽不懂,如果您用的是網路版,網路的設定及安全也都是評估重點,否則全公司系統都進不去主機,可不是開玩笑的。

4.看專業談吐及輔導經驗:軟體公司的質好不好,不是看公司人多不多,而是看專業及經驗,沒有一套套裝軟體的功能可以包山包海,即使客製重頭到尾量身,也很難把系統規格一次規劃到位,除非公司規模比較大,能養得起專業工程師駐廠修改,否則一般企業都是採用套裝軟體來管理進銷存及會計居多,那麼軟體公司的專業誠信及輔導經驗就很重要,再加上服務好,你才能順利上線。

 

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